Đây là một trong những lý do bị trả hồ sơ phổ biến nhất, và cũng là một trong những lý do dễ tránh nhất.
Nguyên tắc: bản dịch dùng cho hồ sơ chính thức không phải bản dịch thông thường. Nó cần một hình thức xác nhận nhất định, và hình thức đó khác nhau theo nước.
| Loại 1 | dịch bởi người dịch được toà án hoặc cơ quan công nhận |
|---|---|
| Loại 2 | dịch bởi công ty dịch thuật kèm xác nhận |
| Loại 3 | dịch có công chứng |
| Loại 4 | dịch bởi cơ quan đại diện ngoại giao |
Bốn hình thức, và nước nào chấp nhận cái nào
Loại 1 — người dịch tuyên thệ hoặc được công nhận. Ở nhiều nước châu Âu có chế định người dịch được toà án hoặc cơ quan nhà nước công nhận. Bản dịch của họ có dấu và chữ ký riêng, và có giá trị pháp lý trực tiếp.
Đây là hình thức được chấp nhận rộng rãi nhất ở các nước có chế định này, và nếu nước đích của bạn có thì hãy dùng nó.
Loại 2 — công ty dịch thuật kèm xác nhận. Công ty ký xác nhận bản dịch là chính xác và đầy đủ. Được chấp nhận ở một số nước, không ở nước khác.
Loại 3 — dịch có công chứng. Công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch. Lưu ý: công chứng viên chứng nhận chữ ký, không chứng nhận nội dung dịch đúng. Đây là điểm nhiều người hiểu nhầm.
Loại 4 — cơ quan đại diện ngoại giao. Một số cơ quan đại diện cung cấp dịch vụ dịch và chứng nhận. Thường được chấp nhận chắc chắn nhưng có thể chậm và đắt hơn.
Một câu hỏi giải quyết tất cả
Thay vì đoán, hãy hỏi cơ quan sẽ nhận hồ sơ đúng một câu:
"Bản dịch phải do ai thực hiện và cần hình thức xác nhận nào để được chấp nhận?"
Và hỏi thêm ba câu phụ:
- Bản dịch phải thực hiện ở nước nào? — một số nước chỉ chấp nhận bản dịch làm tại nước họ, đây là điểm rất hay bị bỏ sót
- Có danh sách người dịch được công nhận không? — nhiều cơ quan có danh sách này, dùng nó là an toàn nhất
- Bản dịch có cần đính kèm bản gốc theo cách nào không? — đóng dấu giáp lai, ghim, hoặc đóng thành tập
Câu một là câu tiết kiệm nhiều tiền nhất: rất nhiều người dịch ở Việt Nam trước khi đi, rồi phải dịch lại vì nước đích chỉ nhận bản dịch làm tại chỗ.
Yêu cầu về nội dung bản dịch
Ngoài hình thức, bản dịch còn phải đạt các yêu cầu về nội dung, và đây là nơi bản dịch làm ẩu bị trả lại:
- Dịch đầy đủ, không bỏ sót gì — kể cả con dấu, chữ ký, ghi chú tay, và cả các dòng chữ in mờ ở lề
- Mô tả các yếu tố không dịch được — ví dụ ghi rõ có một con dấu tròn ở vị trí nào và nội dung trên đó
- Giữ nguyên bố cục để đối chiếu được với bản gốc
- Không diễn giải hay điều chỉnh — dịch đúng những gì có, kể cả khi bản gốc có lỗi
- Tên riêng giữ nguyên theo cách viết trên hộ chiếu
Điểm cuối kết nối với bài về tên: người dịch không biết cách viết tên trên hộ chiếu của bạn trừ khi bạn cung cấp. Hãy đưa bản chụp hộ chiếu cho họ và nói rõ.
Điểm về việc dịch cả con dấu cũng đáng nhấn: một bản dịch bỏ qua con dấu là bản dịch không đầy đủ, và đó là lý do bị trả lại rất phổ biến.
Thứ tự làm việc
Như đã nói ở bài về hợp pháp hoá, thứ tự giữa dịch và hợp pháp hoá rất quan trọng.
Nguyên tắc chung: các dấu và chứng nhận thêm vào giấy tờ cũng cần được dịch. Nên nếu bạn dịch trước rồi mới hợp pháp hoá, bản dịch sẽ thiếu phần các dấu mới.
Trình tự an toàn trong phần lớn trường hợp:
- Hoàn tất toàn bộ chuỗi chứng nhận và hợp pháp hoá ở Việt Nam
- Rồi mới dịch, khi giấy tờ đã có đủ mọi dấu
- Nếu nước đích yêu cầu dịch tại chỗ thì để bước dịch sang tới nơi mới làm
Nhưng hãy xác nhận trình tự này với cơ quan nhận hồ sơ, vì có ngoại lệ.
Cách tiết kiệm
- Dịch cả mẻ cùng lúc — nhiều nơi có giá theo trang và giảm giá theo khối lượng
- Xin bản dịch ở dạng có thể dùng lại, và làm nhiều bản ngay từ đầu
- Giữ tệp mềm của bản dịch để lần sau chỉ cần chứng nhận lại
- Kiểm tra kỹ trước khi nhận — sai chính tả tên hoặc ngày tháng trong bản dịch làm cả bản vô dụng
- Hỏi giá vài nơi — chênh lệch giữa các đơn vị khá lớn với cùng một loại xác nhận
Điểm thứ tư đáng làm nghiêm túc: đọc lại toàn bộ bản dịch, đối chiếu từng con số và từng chữ trong tên, trước khi trả tiền và mang đi. Mười phút ở đây tiết kiệm nhiều tuần.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch thông thường có dùng được không?
Không cho hồ sơ chính thức. Nó cần một hình thức xác nhận nhất định, và hình thức đó khác nhau theo nước.
Câu hỏi nào tiết kiệm nhiều tiền nhất?
Bản dịch phải thực hiện ở nước nào — nhiều người dịch tại Việt Nam trước khi đi rồi phải dịch lại vì nước đích chỉ nhận bản dịch làm tại chỗ.
Công chứng bản dịch nghĩa là gì?
Công chứng viên chứng nhận chữ ký của người dịch, không chứng nhận nội dung dịch là đúng. Đây là điểm nhiều người hiểu nhầm.
Lỗi nội dung nào hay làm bản dịch bị trả lại?
Bỏ qua con dấu, chữ ký hoặc ghi chú tay — một bản dịch không mô tả các yếu tố đó là bản dịch không đầy đủ.