Đây là khâu tốn thời gian nhất và bị đánh giá thấp nhất trong mọi hồ sơ đi nước ngoài.
Vấn đề gốc rất dễ hiểu: một cơ quan ở châu Âu không có cách nào tự biết một con dấu Việt Nam là thật. Nên phải có một chuỗi xác nhận bắc cầu giữa hai hệ thống.
| Cơ chế 1 | chứng nhận một bước giữa các nước cùng tham gia công ước |
|---|---|
| Cơ chế 2 | hợp pháp hoá lãnh sự — nhiều bước |
| Việt Nam | đi cơ chế 2 với phần lớn các nước |
| Hệ quả | nhiều bước hơn, lâu hơn, phải tính vào lịch trình |
Hai cơ chế
Cơ chế một — chứng nhận một bước. Có một công ước quốc tế mà các nước tham gia thoả thuận công nhận giấy tờ của nhau chỉ qua một dấu chứng nhận duy nhất do cơ quan có thẩm quyền của nước phát hành cấp.
Với các nước cùng tham gia, thủ tục rất gọn: xin dấu đó, xong.
Cơ chế hai — hợp pháp hoá lãnh sự. Áp dụng khi hai nước không cùng tham gia cơ chế trên. Chuỗi thường gồm:
- Công chứng hoặc chứng thực giấy tờ trong nước
- Chứng nhận của cơ quan ngoại giao nước phát hành
- Hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước đích đặt tại nước phát hành
- Đôi khi thêm bước dịch thuật và chứng nhận bản dịch ở nước đích
Việt Nam hiện đi theo cơ chế hai với phần lớn các nước, nên hồ sơ từ Việt Nam có nhiều bước hơn.
Lưu ý quan trọng: tình trạng tham gia các công ước có thể thay đổi theo thời gian, và một số nước có thoả thuận song phương miễn giảm thủ tục. Hãy kiểm tra tình trạng hiện hành với đúng cặp nước của bạn trước khi lên kế hoạch — đây là việc mất mười phút và tiết kiệm được nhiều tuần.
Hệ quả thực tế cần tính vào lịch
- Mỗi bước cần thời gian riêng, và chúng nối tiếp chứ không song song
- Mỗi bước có phí riêng, tính theo từng giấy tờ
- Nhiều giấy tờ nhân với nhiều thành viên gia đình làm tổng phí và tổng thời gian tăng nhanh
- Sai một bước phải làm lại từ đầu chuỗi đó
Bài học quan trọng nhất: bắt đầu khâu này sớm hơn bạn nghĩ là cần. Đây là khâu duy nhất trong hồ sơ mà tiền không rút ngắn được nhiều, vì phần lớn là thời gian xử lý của cơ quan nhà nước.
Bốn lỗi hay gặp
Một: làm sai thứ tự. Chuỗi phải theo đúng trình tự. Dịch trước khi hợp pháp hoá có thể làm bản dịch không dùng được, vì các dấu thêm vào sau lại chưa được dịch.
Hỏi rõ ngay từ đầu: dịch trước hay hợp pháp hoá trước. Câu trả lời khác nhau theo nước đích.
Hai: giấy tờ hết hạn giữa chừng. Một số giấy tờ chỉ có giá trị trong vài tháng — lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khám sức khoẻ.
Nếu bạn hợp pháp hoá xong rồi mất vài tháng chuẩn bị các phần khác, giấy có thể hết hạn trước khi nộp. Xin các giấy có hạn ngắn sau cùng, không phải trước tiên.
Đây là lỗi tốn kém và rất phổ biến, vì trực giác bảo ta làm mọi thứ càng sớm càng tốt.
Ba: bản gốc và bản sao. Một số quy trình yêu cầu nộp bản gốc và không trả lại. Nếu bạn cần dùng giấy đó cho nhiều hồ sơ, hãy làm nhiều bản có chứng thực đầy đủ ngay từ đầu — làm cùng lúc rẻ và nhanh hơn nhiều so với làm lại.
Bốn: thiếu giấy tờ về những thay đổi. Nếu bạn từng đổi tên, đổi số chứng minh nhân dân, hoặc có sai lệch trong hộ tịch, cần giấy xác nhận về việc đó. Không có nó, các giấy tờ của bạn trông như của hai người khác nhau.
Danh sách giấy tờ thường cần
Chuẩn bị trước danh sách này giúp bạn xử lý theo mẻ thay vì chạy từng cái:
- Giấy khai sinh của mọi thành viên
- Giấy đăng ký kết hôn, hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Bằng cấp và bảng điểm
- Lý lịch tư pháp
- Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân nếu có người phụ thuộc
- Giấy tờ về tài sản và thu nhập nếu hồ sơ yêu cầu
- Giấy xác nhận đổi tên hoặc cải chính hộ tịch nếu có
Mẹo tiết kiệm: làm cả mẻ cùng lúc. Chi phí đi lại và thời gian chờ chia đều cho nhiều giấy thay vì lặp lại từng lần.
Việc nên làm khi còn ở Việt Nam
Đây là phần quan trọng nhất của bài, vì làm các việc này từ nước ngoài khó hơn nhiều:
- Xin đủ bản sao có giá trị pháp lý của mọi giấy tờ hộ tịch
- Xin bảng điểm chi tiết và đề cương môn học nếu ngành của bạn có điều kiện hành nghề
- Rà soát và cải chính mọi sai lệch trong hộ tịch — sai một dấu trong tên cũng nên sửa
- Quét toàn bộ giấy tờ ở độ phân giải cao, lưu ở hai nơi
- Uỷ quyền cho người thân ở Việt Nam nếu bạn có thể cần bổ sung giấy tờ sau khi đã đi
Điểm năm là việc rẻ nhất và có giá trị cao nhất trong danh sách: một giấy uỷ quyền hợp lệ, lập trước khi đi, cứu bạn khỏi phải bay về.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao giấy tờ Việt Nam phải qua nhiều bước hơn?
Vì Việt Nam đi theo cơ chế hợp pháp hoá lãnh sự nhiều bước với phần lớn các nước, thay vì cơ chế chứng nhận một bước giữa các nước cùng tham gia công ước.
Nên dịch trước hay hợp pháp hoá trước?
Phải hỏi rõ theo nước đích. Dịch trước khi hợp pháp hoá có thể làm bản dịch không dùng được vì các dấu thêm vào sau lại chưa được dịch.
Lỗi tốn kém và phổ biến nhất là gì?
Xin các giấy có hạn ngắn quá sớm — lý lịch tư pháp hay giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể hết hạn trước khi bạn nộp hồ sơ. Xin chúng sau cùng.
Việc gì rẻ nhất mà giá trị cao nhất khi còn ở Việt Nam?
Lập một giấy uỷ quyền hợp lệ cho người thân, để nếu cần bổ sung giấy tờ sau khi đã đi thì không phải bay về.