Rất nhiều ứng viên có năng lực thật bị loại ở vòng sàng lọc hồ sơ, không phải vì thiếu năng lực mà vì hồ sơ được viết theo quy ước của một thị trường khác.
Đây là vấn đề dễ sửa nhất trong toàn bộ quá trình tìm việc, và tác động thì lớn.
| Lỗi 1 | đưa thông tin cá nhân không được phép hỏi |
|---|---|
| Lỗi 2 | mô tả nhiệm vụ thay vì kết quả |
| Lỗi 3 | hồ sơ dùng chung cho mọi vị trí |
| Lỗi 4 | không có thư xin việc, hoặc thư sáo rỗng |
Lỗi 1 — thông tin cá nhân, và đây là vấn đề pháp lý
Hồ sơ theo mẫu quen thuộc ở Việt Nam thường có: ảnh chân dung, ngày sinh, giới tính, tình trạng hôn nhân, đôi khi cả nguyên quán và tôn giáo.
Ở nhiều nước châu Âu, người tuyển dụng không được phép hỏi hoặc cân nhắc những thông tin này, vì luật chống phân biệt đối xử.
Hệ quả trớ trêu: hồ sơ của bạn tự nguyện cung cấp đúng những thông tin mà họ phải tránh.
Nhiều bộ phận nhân sự có quy trình xử lý riêng cho hồ sơ chứa các thông tin đó, và ở một số nơi họ loại hồ sơ để tránh rủi ro pháp lý cho chính mình — không phải vì đánh giá bạn.
Cần nói rõ để tránh hiểu nhầm: quy ước khác nhau giữa các nước. Ở một số nước, ảnh và ngày sinh vẫn là thông lệ. Nên hãy tra quy ước của đúng nước bạn nộp — nhưng khi không chắc, bỏ ra thì an toàn hơn để vào.
Những thứ nên bỏ khi không chắc: ảnh, ngày sinh, giới tính, tình trạng hôn nhân, số con, tôn giáo, quốc tịch nếu không liên quan tới điều kiện làm việc, tình trạng sức khoẻ.
Lỗi 2 — mô tả nhiệm vụ thay vì kết quả
Đây là lỗi ảnh hưởng lớn nhất tới việc bạn có được gọi hay không.
Cách viết phổ biến ở Việt Nam liệt kê những việc bạn được giao: "phụ trách chăm sóc khách hàng", "quản lý nhóm", "thực hiện báo cáo".
Cách đọc hồ sơ ở châu Âu tìm bằng chứng bạn tạo ra kết quả gì: bạn làm được gì, ở quy mô nào, kết quả đo được ra sao.
Khác biệt cụ thể:
- Yếu: "Phụ trách mảng chăm sóc khách hàng"
- Mạnh: "Phụ trách 40 khách hàng doanh nghiệp; xây quy trình xử lý khiếu nại mới, giảm thời gian phản hồi trung bình từ 48 giờ xuống 8 giờ"
Công thức đơn giản: làm gì + quy mô + kết quả.
Nhiều người Việt ngại viết như vậy vì thấy giống khoe khoang. Cần nói rõ: trong bối cảnh này, đó không phải khoe mà là cung cấp thông tin. Người đọc không biết gì về bạn và không thể suy ra — nếu bạn không nói thì thông tin đó không tồn tại với họ.
Ngược lại, đừng nói quá. Phỏng vấn ở châu Âu thường đào rất sâu vào từng mục trong hồ sơ, và một tuyên bố không đứng vững gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với việc không nêu nó.
Lỗi 3 — một hồ sơ cho mọi vị trí
Gửi cùng một hồ sơ cho hai mươi vị trí là cách làm phổ biến và nó gần như không hiệu quả.
Lý do: người sàng lọc đọc hồ sơ với bản mô tả công việc trước mặt. Họ tìm sự khớp. Một hồ sơ chung chung không cho thấy sự khớp nào rõ ràng.
Cách làm hiệu quả không tốn nhiều thời gian như tưởng:
- Giữ một hồ sơ gốc đầy đủ
- Với mỗi vị trí, đọc kỹ bản mô tả công việc và gạch chân các yêu cầu chính
- Sắp xếp lại thứ tự để kinh nghiệm khớp nhất nằm trên
- Dùng đúng từ ngữ trong bản mô tả khi mô tả kinh nghiệm tương ứng của bạn
- Cắt bớt phần không liên quan
Bước bốn quan trọng cả về mặt người đọc lẫn về mặt hệ thống lọc tự động, vì nhiều công ty dùng phần mềm quét từ khoá.
Nộp năm hồ sơ được chỉnh riêng hiệu quả hơn nhiều so với ba mươi hồ sơ chung.
Lỗi 4 — thư xin việc
Ở nhiều nước châu Âu, thư xin việc là phần bắt buộc và được đọc nghiêm túc, khác với một số thị trường nơi nó chỉ là hình thức.
Thư tốt trả lời ba câu, trong khoảng một trang:
- Vì sao vị trí này — cho thấy bạn đã đọc và hiểu công việc
- Vì sao công ty này — cho thấy bạn biết họ làm gì, cụ thể
- Vì sao bạn — hai hoặc ba bằng chứng cụ thể, không lặp lại nguyên hồ sơ
Cần tránh: câu sáo rỗng kiểu "tôi là người chăm chỉ, ham học hỏi, có tinh thần trách nhiệm". Những câu này không mang thông tin vì ai cũng viết được.
Thay bằng một ví dụ ngắn cho thấy điều đó, hoặc bỏ hẳn.
Vài điểm khác biệt nữa đáng biết
- Độ dài: thường một tới hai trang; hồ sơ dài dòng bị coi là không biết chọn lọc
- Người tham chiếu: nhiều nơi yêu cầu, và họ có gọi thật — hãy xin phép người đó trước
- Bằng cấp nước ngoài: nêu kèm giải thích tương đương với bậc nào theo hệ thống nước đó
- Khoảng trống trong quá trình làm việc: nên giải thích ngắn gọn thay vì để trống, vì để trống sẽ bị hỏi
- Nêu rõ tình trạng giấy tờ của bạn nếu bạn đã có quyền làm việc — đây là lợi thế lớn, đừng để nhà tuyển dụng phải đoán
Điểm cuối rất đáng làm: nhiều nhà tuyển dụng loại ứng viên nước ngoài ngay vì ngại thủ tục. Nếu bạn đã có quyền làm việc, một dòng nói rõ điều đó gỡ bỏ rào cản lớn nhất.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để ảnh và ngày sinh trên hồ sơ không?
Quy ước khác nhau theo nước, nhưng khi không chắc thì bỏ ra an toàn hơn — ở nhiều nước người tuyển dụng không được phép cân nhắc các thông tin đó.
Viết kinh nghiệm thế nào cho đúng?
Theo công thức làm gì + quy mô + kết quả, thay vì liệt kê nhiệm vụ được giao. Người đọc không biết gì về bạn và không suy ra được.
Nộp nhiều hồ sơ chung hay ít hồ sơ chỉnh riêng?
Năm hồ sơ chỉnh riêng theo bản mô tả công việc hiệu quả hơn nhiều so với ba mươi hồ sơ chung.
Đã có quyền làm việc thì có nên ghi không?
Rất nên. Nhiều nhà tuyển dụng loại ứng viên nước ngoài vì ngại thủ tục, nên một dòng nói rõ điều đó gỡ bỏ rào cản lớn nhất.